[더리포트] 아이디어 도출 시간은 짧게 설정하라. 숙고할 시간을 많이 주면 깔끔한 대답밖에 나오지 않기 때문이다. ...시간 제약도 효과적이다. “아이디어 도출은 30분 동안 하세요”라고 말하기보다 “5분 동안 적을 수 있을 만큼 적으세요”라고 해야 아이디어가 잘 나온다. -본문 중

창업 20여 년 만에 세계적으로 손꼽는 대기업으로 성장한 아마존의 회의 비결이 담긴 책이 나왔다.

<아마존처럼 회의하라>(반니, 2021)는 처음으로 자세히 공개되는 아마존식 회의법의 실체를 담은 책이다. 저자는 아마존 재팬의 창업 멤버다.

먼저 눈에 띄는 부분은 ‘파워포인트를 쓰지 않는다’는 점이다. 이유는 파워포인트 자료가 행간을 제대로 읽어내기가 어렵고, 누가 읽느냐에 행간에 대한 이해도 다를 수 있을 뿐 아니라 나중에 회의 자료를 들춰봤을 때 어떤 내용이었는지 기억하기가 어렵기 때문이라는 것.

책에 따르면 이 단점을 보완한 방식이 바로 아마존의 1페이저, 6페이저 자료 작성법이다. 간단한 보고는 1페이저에, 규모가 큰 보고는 6페이저의 형식에 따라 담는다. 책에 상세한 사례와 노하우가 나와 있다.

여기에 아마존식 독특한 자료 작성법도 있는데, 바로 ‘씽킹 백워드(or 워킹 백워드)’라는 개념으로 설명된다. 보통 계획을 세울 때는 현재의 능력과 시장 환경을 고려해서 작성한다. 그런데 아마존은 처음에 목표를 정해두고, 이를 위한 무엇을 해야 할지 거꾸로 생각한다. 바로 거꾸로 생각하기다.

회의는 크게 네 가지로 분류할 수 있다. ‘의사결정 회의’, ‘아이디어 도출 회의’, ‘정보 전달 회의’, ‘진척 관리 회의’다.

이 중 1주일에 1회, 혹은 2주일에 1회 정도 직속 상사와 부하 사이에 개별적으로 이뤄지는 원온원 미팅이 효율적이다. 이 밀도 높은 커뮤니케이션을 통해 정보를 제대로 전달하고 또 끌어내기 때문이다.

책에는 사안을 적확하게 결정하기 위한 기본적인 회의 진행 방식, 논의를 활성화시키는 진행 요령, 아이디어를 도출하기에 좋은 브레인스토밍과 직장을 떠나 이루어지는 오프사이트 미팅이 소개되어 있다.

보통 기업에선 몇날 며칠을 걸려 파워포인트 자료를 만들고, 회의 시간에는 회의 자료에 대한 질문으로 시간을 허비한다. 같은 회의가 두 번 세 번 반복되기 일쑤고, 결국에는 처음 의도와는 다른 절충안이 통과된다. 회의가 잦은데 들이는 시간에 비해 성과는 미미하다. 이런 상황에서 아마존의 회의 방식은 신선한 충격을 줄 듯하다.

특히 비대면 시대에 이 책은 ‘왜 회의를 하는가’라는 회의의 본질에 대해 성찰케 한다. 또한 혁신과 성과를 이루기 위해서는 어떻게 회의 방식을 개선해야 할지 그 실마리를 제공해준다. 효율적인 회의 진행에 애를 먹는 우리에게 던지는 앞선 기업 아마존의 단순명쾌한 조언에 귀를 기울이면 좋을 듯하다.

“회의는 침묵으로 시작하라.”

 

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